Muitas empresas sofrem com os erros no processo de pagamentos a terceiros.

Esse processo fundamental da empresa deve ser tratado com máxima prioridade, pois erros podem fazer com que a empresa possa sofrer perdas financeiras inestimáveis, processos trabalhistas posteriores, ser protestada, ou acionada judicialmente. .

Neste artigo, abordamos os erros mais comuns no processo de pagamento de terceiros, sugerindo algumas ações que podem melhorar os processos e tornar a rotina mais segura. Acompanhe!

Pagamentos incorretos

O erro mais comum quando falamos de pagamentos a terceiros são os pagamentos incorretos .

Seja por falta de atenção nos processos manuais, falha no sistema ou desconhecimento, o pagamento indevido pode gerar muitos transtornos no futuro.

Imagine que seu fornecedor deveria receber um valor, mas que por um erro de sistema, ele esteja recebendo apenas 80% do acordado.

O fornecedor poderá entrar com uma ação judicial contra a empresa, solicitando o pagamento dos valores faltantes, além de indenização e correção monetária. Isso se torna um processo de alto custo e risco, que pode ser evitado com simples ações.

A conferência de valores e dos pagamentos antes da aprovação por outra pessoa que não a que cadastrou, é uma ação que não exige nenhum investimento, mas que pode garantir a cobertura de erros num primeiro momento. Utilizar ferramentas apropriadas também garante a eficiência dos pagamentos.

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Falta de planejamento dos processos

O setor de contas a pagar exige planejamento dos processos. Imagine que a cada mês, o fechamento da folha de pagamento ou a gestão dos pagamentos a terceiros seja feito de uma maneira diferente. Os riscos de erros tendem a ser muito maiores .

Planejar os processos, documentando e aplicando toda a metodologia no setor inteiro minimiza as chances de erros porém é uma tarefa árdua que requer muito profissionalismo e atenção. Qualquer falha humana pode acarretar erros e grandes somas de perda financeira.

Falta de automação da área

Quando o processo de pagamento não é automatizado, ele necessariamente será manual com cadastros e registros feitos um a um.

Isso implica uma série de complicações: é um processo que toma bastante tempo e requer muita atenção. Por conta da quantidade e variedade de tipos de pagamentos e processamentos, a possibilidade de erros humanos é muito grande, o que gera custos, atrasos e possíveis complicações com parceiros.

Já com o processo automatizado, a garantia de agilidade nos processamentos, assertividade nas especificidades de cada pagamento é bem maior. A otimização do tempo da equipe pode ser voltado para atividades mais estratégicas.

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Pagamentos duplicados por erro manual

Não há como fugir dos erros humanos em uma atividade operacional e que exige muita atenção no preenchimento de informações.

Um dos principais problemas enfrentados pelas empresas que ainda realizam seus pagamentos manualmente é a duplicação de pagamentos. A resolução deste erro demanda tempo, atrasa outros processos e também pode ser onerosa.

Isso não acontece com processos automatizados, que garante que os pagamentos sejam realizados uma única vez, com conferência de dados sistêmicas que garantem que o pagamento seja processado sem problemas.

Qual é fator que mais prejudica o seu processo de pagamento? Nós, da WePayOut, desenvolvemos diversas soluções para otimizar e garantir a eficiência do seu processo de pagamentos a terceiros.

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